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开放组织
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什么是开放组织

  开放组织是指将本组织的工作场所或工作程序对外开放,欢迎社会各界人士或有关公众代表参观考察的一种社会活动。其主要作用是加深公众对组织的了解,引起公众对组织的兴趣,解除公众对组织的误解或者扭转公众对组织的不良印象。20世纪60年代,英国的化学工业联合会首创了开放组织这一活动方式并取得了良好的活动效果,之后被广泛地推广。

开放组织的目的

  开放组织的目的主要有三:

  一是扩大组织的知名度,维护和扩展良好声誉;

  二是澄清某些事实真相,求得公众的理解;

  三是密切组织与公众的关系,广结良缘。

开放组织的内容

  开放组织的内容根据开放的目的以及参观者的需要与兴趣的不同主要涉及:组织的设备和工艺流程、环境、管理措施、员工素质、产品质量、组织提供的服务项目与质量、娱乐、福利、卫生等设施、成果展示和决策层的开拓能力等。

  开放组织活动的类型可分为:经常性的对外开放与“开放日”的对外开放。

开放组织活动的筹划

  开放组织不仅是提高组织知名度、美誉度以及争取社会各界的理解与合作的重要手段,而且是激发本组织成员的自豪感与凝聚力的有效措施。因此,许多组织将成功地开展这类活动作为组织进行公关策划经常选择的方式。为使开放组织取得成功,在筹划过程中必须把握以下环节:

  (一)明确目的

  任何开放组织的活动都必须确定一个明确的目的以作为制定宣传形式、宣传内容和确定开放时间、开放范围等的依据。

  (二)确定路线

  要规定合理的参观路线与地点,开放区域应保证能够全面、清楚地了解参观内容并不影响组织的正常工作为准则,处理好公开与保密的关系。同时,开放区域的人员、设施、装饰等应处处体现公关意识,以给公众留下坦诚可信的良好印象。

  (三)选择时间

  “开放日”的选择最好与组织的某些特殊日期联系在一起,如周年纪念、开业庆典、逢年过节等;而经常性的开放一般选择在工作日,如果选择节假日则要注意相应服务的到位,以免参观者乘兴而来,败兴而回。此外,选择时间还要注意气候的变化。

  (四)制作资料

  包括展品、展牌、展室的设置,标语、图片、图表的制作,解说词的编写,有关印刷品、纪念品的设计与制作等等。不仅要精益求精,而且要能够充分体现组织的风格与特色。

  (五)掌握人数

  无论是经常性的参观还是“开放日”,活动,都立力求掌握参观者的大致数量,以便做好具体的安排。可以通过事先联系、主动邀请等方式掌握参观人数,重要来宾更应逐个落实。

  (六)做好接待

  要准备好开放组织所需的宣传品和公关礼品,还要准备足够的训练有素的接待人员,完善的接待设施,为来宾提供交通、饮食、休息、娱乐、咨询等方面的便利或服务。

  (七)通盘考虑

  组织者要对参观的全过程进行周密的安排与考虑,特别是细节问题更要解决得当,要注意各位来宾的特点,不要因小事而影响整个参观活动的效果。

开发组织案例

  开放式宾馆

  在广州,市内所有的宾馆和酒店一律大开门户,对外开放,即使曾多次承担接待外国元首级任务的白天鹅宾馆也绝不闭门谢绝游人。这些宾馆和酒店门口只有“衣履不整、恕不接待”的字样,也就是说,只要游客衣着整洁,你尽可以“大胆地往前走”。宾馆里面,除了宾客下榻的卧室和配套设施的工作重地这些楼层会注明“游客止步”以外,其余的饮食、购物、娱乐、憩息的公共场所任凭游人自由进出,随意浏览,游人自然也能够享受到同等礼遇的各种有偿服务。

  无论是富豪商贾,还是平民百姓,不管是驱车而来,抑或款步行走,只要一踏进宾馆,身穿红色礼服的服务员就会立即代开玻璃大门,彬彬有礼地迎请,使宾客和游人深深感受到主人的热情好客。

  在东方宾馆、中国大酒店、花园酒店、广州宾馆、白云宾馆、流花宾馆、广东大厦这些闻名遐迩的高大建筑里,每天从早到晚,慕名观光的外地游客三三两两地来探索 “神奇世界”的内部奥秘,悠闲自在的市区居民也双双结伴来寻求漫步浏览的乐趣。宾馆里既有“领导时代新潮流”的西方典雅气派,也有体现中国民族特色的东方古朴之美。中央大厅宽敞明亮、富丽堂皇,娱乐中心五光十色、绚丽多彩,休息间洁净幽雅、坐席舒适,露天花园绿阴如毯、流水潺潺,友谊商店货品丰富、琳琅满目,这一幅幅新奇景色怎能不令还处于温饱型生活状态的游客们眼花缭乱、流连忘返呢?

  对外开放使广州各大宾馆和酒店宾客盈门、应接不暇,住房率始终保持在70%以上,营业额连年直线上升,创造了过去封闭状态下从未有过的良好经济效益。如今,宾客要想约请亲眷朋友到白天鹅宾馆吃顿早茶,不提前预定席位,还真无插足之地呢。

  广州市内的所有宾馆和酒店都打破传统的封闭格局,一律大开门户,对外开放,使普通百姓望而却步的地方,成了门庭兴旺的场所,这为如何改善宾馆饭店在公众心目中的形象作出了榜样。

  敞开宾馆饭店的大门至少有三大好处:一是可以把宾馆饭店第一流的设施、第一流的管理和第一流的服务一览无遗地展现在游客面前,树立起宾馆饭店的良好形象;二是有利于宾馆饭店之间的相互观摩、学习和对比,可以把管理服务工作推向更新更高的水平;三是方便了住宿宾客,可以博得他们的好感。实际上,许多商客的业务往来和贸易洽谈是在宾馆饭店的公共场所中进行的,给他们提供方便,可以为争取客源获得更多的机会。

参考文献

  • 周天祥.《公共关系专题活动》

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  • 更新时间: 2013-06-09 22:45:37

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