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信息机构
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什么是信息机构[1]

  信息机构是专门负责收集、处理、加工信息的机构。信息是客观存在的,但没有专门的机构来加以收集,处理,信息就处于盲目流动的状态,有的信息甚至盲目流失,无用和有用的信息四处充斥.没有专门的信息机构来收集信息,信息处理就会成为无米之炊,决策者和管理者就会失去计划,决策。管理的依据.建立和完善信息机构在我国当前的经济建设中尤为重要。

信息机构的类型[2]

  按照不同的划分标准,信息机构可以划分为不同的类型。按照加工信息的深度分,我国的心急机构可以分为两部分:

  • 信息传播机构

  信息传播机构包括宣传部门、报社、杂志社、广播电台、电视台、广告公司等。

  • 信息服务机构

  信息服务机构包括科技情报所、图书馆、信息中心、咨询公司等。

  按照信息机构的所有权结构分,我过的信息机构可以分为

  • 盈利性机构

  营利性机构如自负盈亏的咨询公司和转制的研究所

  • 非营利性机构

  非盈利性机构如政府档案部门下的档案馆、政府文化下属的图书馆、政府科技部门下属的情报所、政府部门下属信息中心以及博物馆、气象台。

信息机构的功能

  信息机构的功能是尽可能有效和经济地将信息源和用户结合在一起,以保证用户在需要时能获得所要求的信息。用户的信息需要是信息机构存在和发展的根据,没有用户的信息需要,信息机构就没有运行的动力,也就失去了本身存在的理由。在信息工作体制改革以后,我国信息机构也面临着自负盈亏的压力,因此在生产与提供信息资源使用价值以满足用户信息需要的同时,实现价值增殖也是信息机构的运行目标。信息机构价值增殖目标与满足用户信息需要目标两者之间并不对立,而是协调一致的关系。

信息机构的作用[3]

  (一)围绕信息工作重点,拓宽运作空间

  要准确把握信息用户的需求,依据不同的经济结构、行业发展特点,认真加以分析,以找准科技情报信息服务的突破。

  1.要理顺关系,主动介入由于科技情报信息机构地位的局限,对经济发展往往摸不准,吃不透,这就必须与经济部门保持紧密联系,积极配合,把握经济发展的动态、趋势,主动参与经济活动。在活动中寻找信息工作与经济建设结合的切人点,为经济发展办实事,树立良好的信息服务形象,以引起领导的重视和全社会的关注,充分发挥科技信息的龙头作用。

  2.要培育基点,渗透基层要根据不同地区条件、不同经济类型、不同服务对象,依托科技信息网络,有选择地培养一批精干的信息联系点,并建立一套行之有效的联系制度,以便能脚踏实地,随时了解把握信息服务的需求以及信息服务效果的反馈情况,提高信息资源开发的质量。

  3.要横向联合,优势互补要从互惠互利的角度出发,通过建立协作组织、联合举办各种信息发布会、技术贸易洽谈会等形式,积极与高等院校、科研院所等方面广泛加强信息协作与交流,以疏通信息流通渠道,实现信息资源的共建、共享,不断活跃信息市场。

  4.要突出重点,形成特色在信息化社会,各行各业规模不等的信息中心、信息咨询机构、信息网络公司迅猛发展,科技情报信息机构正面临与公共图书馆系统、高校图书馆系统以及新生的经济信息系统、专利系统、网络信息公司和各种信息咨询公司的竞争,只有开展特色化服务,发挥别人无法替代的作用,才能在激烈的市场竞争中取胜。

  (二)开发信息资源,强化服务功能

  面对信息需求的多样化,进一步拓展信息服务功能,集科技经济于一体,将信息研究与软科学研究、咨询服务相互交叉、相互渗透,实现与用户建立稳定的供求关系,真正体现整体信息服务的效益。

  1.要不断拓展信息服务内容应及时跟踪国内外科技和产品发展动态、科技政策的趋势和科学管理的经验,进行信息的搜集、加工、分析研究,为企业提供新型、适用技术信息。此外,还要把握信息用户潜在的需求,推出系列化、规模化信息服务,将零乱无序、短暂易逝的信息有序化、文字化、商品化,引导信息需求,积极培育科技情报机构的信息服务市场。

  2.要开展高层次的信息服务科研人员需要大量有分析有对比的综述和专题凋研报告,对信息的适用性需求也很高,如信息分析,不仅要对某项技术的先进性、经济上的合理性进行论证,而且还要对该技术的可行性进行分析。因此,情报信息研究工作不能只停留在对文献资料的占有上,更重要的是要在文献的基础上作出科学的判断和预测。这样既发挥了情报信息机构的专业优势,又可提高情报工作的层次、质量和价值。

  3.要努力为科技成果的转化服务科技情报机构应成为科研单位和企业之间的桥梁,为双方提供全面、客观、准确的信息。既要向转让方了解该项成果的先进和成熟程度,对设备和材料的要求,投资规模的大小,市场前景如何等,又要了解受让方需要什么类型的项目,企业的设备先进程度、资金实力等。除了提供双方的背景资料和需求外,情报信息服务人员还必须对效益因素作进一步的论证分析,以尽可能为项目实施双方减少不必要的风险。

  4.要充分利用网络技术,形成开放式信息服务网络技术的普及扩大了信息搜集的渠道和来源,使服务对象、信息来源和信息产品都走向社会化,同时互联网的普及也带来了大量信息垃圾,因而高质量的精品将成为互联网时代的稀缺信息产品,这就要求科技情报信息机构要进一步完善信息查询、信息检索的功能,充分利用网络资源和网络技术实现信息的动态性、灵活性、层次性和共享性,开发信息精品,为社会提供有特色的个性化信息服务。

  (三)加强队伍建设,提高服务质量

  情报信息服务业是高智能的产业和高智力的载体,信息的搜集、深化、追踪需要情报信息从业人员有较高的行业知识和信息敏感性,因此,培养专业化人才是信息服务成功的关键,必须努力造就一支专业结构合理、学识素质优良、职业道德优秀,勇于开拓创新,善经营、会管理并能适应形势发展需要的现代科技情报信息人才队伍。为此,要做到以下几点:

  1.要稳定科技信息专业队伍基于科技情报信息机构典型的社会公益性质,离不开政府在情报经费上的大力扶持,才能确保在岗人员专心、专用,扎根情报事业。

  2.要不断更新技术知识要充分挖掘现有人员潜力,根据具体目标,突出重点,有针对性地让科技情报信息人员参加各种形式的继续教育,促使他们掌握新技能,提高服务能力。

  3.要强化岗位责任制从情报信息服务的市场需求出发,积极面向社会引进复合型信息人才,并完善聘任合同制,使情报信息工作规范化、科学化,行动有章法,考核有依据,效果能体现,从而调动员工的积极性、创造性,提高信息服务的质量。

信息机构的管理职能[4]

  (一)信息机构的计划职能

  在信息机构的管理活动中,计划是各项管理职能的前提和核心,必须以管理工作目标化、计划工作系统化为手段,通过计划把信息机构在一定时期内的活动任务分解给内部各个部门、各个过程和每个成员,从而不仅为这些部门、过程和个人在该时期的工作提供具体的依据,而且全面组织和协调,有效合理地实现信息机构的决策目标。

  基于全面计划管理的思想,信息机构计划的主要内容包括两部分:

  1、信息机构横向计划项目,有产品开发计划、服务开发计划、市场营销计划、人力资源计a划、财务管理计划、融资投资计划、组织发展计划、资源建设计划、工资福利计划、基本建设计划、其他专项计划等。

  2、信息机构纵向计划项目,有信息机构的总计划、信息机构的部门计划、机构成员的个人计划。这两部分相互交叉,共同构成了信息机构计划的主体。

  信息机构计划职能的实施,必须采用特定的管理方法,具体如下:

  1、目标管理。从宏观决策的角度划分,组织目标分为战略目标和战术目标。具体到信息机构,其战略目标贯穿于运作的全过程,具有宏观意义,是对其长期管理目标的简要说明。信息机构的战术目标是指具体管理目标的详细表述,包括与具体部门、短期效益、特定任务的细节性管理活动有关的目标,涉及信息用户、信息服务、信息产品、效益、信息资源、物质资源、信息工作人员等具体因素。

  2、滚动式计划。由于信息机构与内外管理环境的相关性较强、主客观因素变化较大,因而对管理者和机构的应变性、管理活动和管理任务的针对性要求较高,但是这往往是目标管理方法的不足,所以信息机构为了强调目标的制定与实施要具备灵活性和权变性,根据环境的变化,适时调整计划,在计划实施中经常采用滚动式计划。这是一种定期修订未来计划的方法,在计划期的第一阶段结束时,要根据该阶段计划的实际执行情况和外部与内部有关因素的变化情况,对原计划进行修订,并根据同样的原则逐期滚动,每次修订都使整个计划向前滚动一个阶段。滚动式计划的显著优点是切合实际,能使长期计划、中期计划和短期计划相互衔接,短期计划内部各阶段相互衔接,大大增加了计划的弹性。

  3、网络计划技术。网络计划技术是20世纪50年代后期在美国产生和发展起来的,包括各种以网络为基础制定计划的方法,如关键路径法、计划评审技术、组合网络法等。其基本原理是把一项工作或项目分成各种作业,然后根据作业程序进行排列,通过网络图对整个工作或项目进行统筹规划和控制,以使用最少的人力、物力、财力和信息资源,用最高的速度完成工作。

  (二)信息机构的组织职能

  再好的计划方案只有落实到行动中才有意义,因此组织工作是必不可少的。组织作为一项重要的管理职能,包括分工、构建部门、确定层次等级和协调等活动.即决定组织需要完成什么样的任务,怎样完成以及由谁来完成,谁向谁报告,以及各种决策应在哪一级上制定等。这一职能是把计划变成行动的过程,涉及对所需资源的配置,透过有效的组织工作,管理人员可以更好地协调组织的各种资源,更JJ瓯,N地达成组织目标。

  作为知识型组织,信息机构的组织管理既符合一般社会组织的管理规律,又具有自身的组织结构和管理活动的特性。信息机构的内部构造和外部联系都凸现出组织的知识特性,知识的增值能力远远超过资本的增值能力,突出了对管理活动中各种信息的整合与交流,强化了组织管理链条的信息沟通功能,保障信息管理、知识管理、人力资源管理、物质资源管理等活动的整合,这些新变化突出体现在组织结构的变革上,总体发展趋势表现为:扁平化、柔性化、虚拟化。

  作为知识型组织,信息机构还应该是一种学习型组织,全体成员应全身心地终身学习,不断超越自我,并给组织带来新的活力。因此信息机构的组织结构应有助于员工系统地学习、思考,将分散在各个员工头脑中的零星知识资源整合成强有力的知识合力。总之,信息机构的组织结构和管理体制应该是宽松、民主的,使每一位员工均有余地和动力,在组织战略的指导下充分发挥自己的能动性和创造性。

  信息机构要成为~个完善的组织,就必须不断提高组织效率、管理效益和发展潜力,寻求经营利润、经营范围和组织资源持续增长,努力适应社会信息环境、技术环境和组织环境的长期发展,其组织管理内容主要关注以下领域:组织结构的设计;管理人员的配备;规章制度的建立。

  (三)信息机构的领导职能

  有了计划,构建了合适的组织结构,聘用了合适的人员之后,就需要开展领导工作了。领导是管理的重要职能,是贯穿于管理活动中的一门非常奥妙的艺术,其能力与水平的高低直接决定着组织的生存与发展,具有指挥、协调与激励作用,包括如何采取有效的方式指导和激励所有的参与者以及如何解决冲突问题。在领导工作中应注意两个要点:

  1、努力搞好组织的工作。

  2、努力满足组织成员的个人需要。

  一般而言,信息机构应该在选择领导方式的时候着重考虑以下问题:

  1、不同层次管理下属及其管理素质对于领导方式有不同的影响。

  2、信息机构的知识性和学习性组织特征对领导方式的影响。

  3、领导者的个性特征对于领导效能具有“双刃剑”作用。

  4、领导方式不是一种固守的僵化模式,必须因地制宜、因人而异。在信息机构管理发展过程中,“授权”概念正在被“赋权”概念所替代,“赋权”思想与信息机构的组织结构变革相一致。

  (四)信息机构的控制职能

  信息机构的控制是实现各项管理政策的基本手段,信息机构自身的特点决定了其控制的特殊性,主要表现在:控制背景的知识性,信息机构是典型的信息型组织,知识员工占据主体,对这些知识员工的控制在理念上突出强调知识性,以人为本;控制对象的单纯性,信息机构组织结构呈现出新的发展特点,如扁平化,中间管理层逐渐弱化,再加上员工以专家为主,单纯性特征日趋明显;控制手段的学习型,信息机构成为“一个能熟练地创造、获取和传递知识的组织,同时也要善于修正自身的行为,以适应新的知识和见解”,人性化、指导性控制越来越明显。鉴于以上特点,信息机构控制的重点逐步发生转移,这些变化主要表现为:淡化他人控制,突出自我控制;淡化过程控制,突出成果控制;淡化数量控制,突出质量控制。因而,以人为本,成果控制与自我控制相结合,增强信息机构的服务能力和水平,提高产品的市场占有率将是控制的主要任务。信息机构控制的内容主要包括:人员控制;财务控制;业务活动控制;信息控制。

  (五)信息机构的创新职能

  信息机构的创新职能主要体现在以下方面:目标创新;技术创新;制度创新;组织结构创新;环境创新。对于信息机构的领导者来说,创新要从以下几个方面人手:

  1、正确理解和扮演“领导者”的角色,自觉地带头创新,并努力为员工提供和创造一个有利于创新的环境,积极鼓励、支持、引导员工进行创新。

  2、创造促进创新的组织氛围,促进创新的最好方法是大张旗鼓地宣传创新,激发创新。

  3、制定有弹性的计划,使人们有时问去思考,有条件去尝试。

  4、正确对待失败,允许失败,支持失败,甚至鼓励失败。

  5、建立合理的奖酬制度,奖励的对象不仅包括成功的创新者,而且包括那些努力者;奖励制度要既能促进内部之竞争,又能保证成员间的合作。

  计划、组织、领导、控制和创新5种职能,既相互独立,但不是孤立,又承上启下,相互关联,构成一个完整的过程,出发点和目的地都是信息机构目标的实现。

参考文献

  1. 许彩国.中国商业大辞典.同济大学出版社,1991年12月第1版.
  2. 马海群,周丽霞,肖秋惠等编著.信息资源管理政策与法规=Information Resource Management: Policies and Regulations.科学出版社,2009.01.
  3. 常兴哲主编.高等医学院校专升本教材 医学信息学.郑州大学出版社,2005年01月第1版.
  4. 柯平,高洁主编.信息管理概论.科学出版社,2007.6.

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  • 更新时间: 2013-06-09 22:00:24

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