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组织内部公共关系工作机构
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什么是组织内部公共关系工作机构

  所谓组织内部公共关系工作机构,就是指设置在组织内部的,专门负责处理公共关系工作的职能部门。

组织内部公共关系工作机构的重要性

  建立组织内部公共关系工作机构的必要性主要体现在三个方面:

  首先,设置组织内部公共关系工作机构,有利于组织整体效能的实现。

  目前,在许多社会组织中,大量属于公共关系范围的工作,都是由其他部门和机构来完成的。从各部门关系来看,在考虑和解决问题时,往往是从本部门的利益和立场出发,这样,难免会导致个体部分效能相互抵消,出现内耗,影响整体效能的发挥。不仅如此,各部门往往还会形成平行组织之间的相互封闭,妨碍协同前进,增加领导层的负担。如果在组织内部设置公共关系工作机构,就可以从全局考虑,协调各部门的利益和活动,使之更好地与整体利益配合。

  其次,设置组织内部公共关系机构,有利于公共关系职能的充分发挥。

  公共关系本身的职能,客观上要求由与其相适应的组织机构来执行。有人把组织内部公共关系工作机构称之为组织的“五官”——眼、耳、鼻、舌、喉。这个形象的比喻在一定程度上说明了组织内公共关系机构所承担的组织与公众联系和沟通的重任。这种“五官”功能正是公共关系职能的重要体现。眼——观察组织与公众之间联系和沟通的状况;耳——倾听来自各方面对组织的意见、批评和建议,并及时反馈给组织;鼻——嗅出对组织和公众利益不利的“气味”,以便及时通报并加以调整;舌——品尝和体会公众的冷暖和甘苦,为公众排忧解难;喉——向社会公众传播有关组织以及与公众有关的真实信息,赢得公众的理解与合作。由此可见,通过组织内部公共关系机构,可以促进组织与公众之间关系的协调,在公众中树立起良好的形象。

  第三,设置组织内部公共关系工作机构有利于领导层集中精力去解决组织的重大问题。

  目前,组织面临的社会环境纷繁复杂,有的协调沟通工作难以由某个部门来进行综合处理。设置了组织内部公共关系工作机构,不仅能够使公共关系工作成为组织日常工作的一部分,而且可以把分散的、属于公共关系范围的工作和公关职能统筹起来,减少领导层的负担,使领导能够从大量的接待、应酬、协调等琐碎事务中解脱出来,以便能集中精力去考虑组织全局发展战略,解决组织的重大问题。

组织内部公共关系工作机构的基本特征

  组织内部公共关系工作机构的特征是在与同一组织中其他部门进行比较时表现出来的,其基本特征有以下几个方面:

  1、整体性

  现代社会组织是开放的技术系统,它包括科学技术系统、人群关系系统、目标价值系统、组织结构系统和管理机构系统等。它们是一个整体。公共关系仅仅是管理系统的一个部分,它是为实现组织的总目标而设立的。组织认识、组织意图和组织决策都会影响公共关系工作机构的生存和发展。反过来,公共关系工作机构的健全、充满并有效地开展工作,也会有效地促进组织的发展。由此,公共关系工作机构的形式、人员、活动的内容和方法不仅服从和受制于组织整体,而且以其职能的充分发挥去推动组织整体效益的实现。

  2、协调性

  组织内部公共关系工作机构,不同于同一组织中一般的职能部门,它更多的是立足于搞好协调沟通工作,这种协调是多方面、多层次的。首先,公共关系工作机构要与组织内部的各个部门相互协调。这是因为,一个组织的公共关系目标的实现,要依靠各部门的相互配合、共同努力,在相互配合过程中,公共关系工作机构与其他部门一起构成了组织管理的一个大系统,而公共关系部门则是其中十分重要的并起着组织、沟通、协调乃至维系这个大系统作用的一个子系统。其次,公共关系工作机构内部层次结构和工作人员也应相互协调,以便充分发挥它本身的作用。第三,公共关系工作机构应对组织决策层与组织内部工作人员和外部公众的协调起积极作用。通过建立双向沟通的信息传输和信息反馈的通道,创造良好的协调条件。通过协调组织内环境和外环境的关系,协调平行群体间的关系和人际关系,达到发挥组织的整体效益的目的。

  3、权威性

  组织内部公共关系工作机构应当具有与其职能得到充分发挥相适应的权威性。机构的领导人最好是处于组织最高决策的地位,至少应有直接向决策层汇报、提建议和参与决策层讨论的权力。对于组织内部,它应有代表最高决策层发表意见、做出某些决定的权力;对于组织外部,它应是组织的“代言人”和“镜子”,有代表组织发布信息和处理某些业务的权力。公共关系工作机构的这种权威性是在公共关系实践中逐步树立起来的。是否具有这种权威性将会对公共关系工作能否顺利开展并取得成效产生明显影响。

  4、复合性

  组织内部公共关系工作机构要负责处理组织内外纷繁复杂的各种关系,这就决定了内部公共关系工作机构的人员构成不能清一色,要有各种人才。这当中主要应有两种类型的人才:

  一是公共关系的专门人才,负责媒介关系、社区关系、政府关系和职工关系方面的工作;

  二是公共关系技术的专门人才,负责新闻传播、信息采集、公关活动设计方案方面的工作。建立起这样一种精干高效、具有一定专业水准和能力、具有开拓创新精神的复合型人才结构的工作班子,是保证组织公共关系目标得以实现的重要保证。

  除此以外,组织内部公共关系机构还应当具有适应性,即指机构的内部设置应与组织的现实规模的发展状况相适应,与组织的各种活动所涉及的地域大小相适应。

组织内部公共关系工作机构的类型

  组织内部公共关系工作机构的类型主要指其在整个组织中所处的位置,常见的有以下四种情况:

  第一,组织最高领导直接负责型。可用以下三个图形表示:

  

  这种类型可以使内部公共关系工作机构的负责人处于可以直接参与组织决策的地位,并可以根据公共关系的具体需要来影响组织的总体规划。不论对内部或外部的事情,他都能够从总体上全面把握,统筹处理。在对内对外公共关系活动中有较大的自主权,对组织最高领导人有直接的汇报权。这是一种比较理想的类型。

  第二,组织部门并列型。可用下图表示:

  

  在这种类型中,内部公共关系工作机构负责人与其他部门的负责人的地位是平行的,通过主管副总经理向总经理汇报工作,并同时对组织最高领导层负责。这种类型可以使内部公共关系工作机构同最高领导层对话,便于高层领导及时了解公众对组织的意见和态度;也可以使内部公共关系工作机构较为及时地了解组织决策及行动的真实意图,并易于使工作机构的意见或建议影响组织的决策过程;还可以使组织决策层通过集体领导对包括内部公共关系工作机构在内的各部门进行统筹协调。

  第三,组织部门所属型。可用下图表示:

  

  在这种类型中,内部公共关系工作机构处于组织第三个层次中。它与组织其他职能部门相比,要低一个层次,属于组织某一职能部门的一个下属组织。而且,根据不同组织在不同时期的特点又有几种隶属关系。例如,当组织重视生产和流通的管理协调时,它可隶属于生产部门;当组织强调促销功能时,它可隶属于销售或宣传部门;当组织偏重交际功能时,它可隶属于接待部门;当组织其他部门运转良好时,它可隶属于办公室。这种类型虽然可以使内部公共关系机构同组织最高决策层保持一定联系,并能列席参加一些最高决策层的活动。但是,与上述组织最高领导直接负责型相比,这种公共关系机构难以使高层领导关于组织形象方面的指示直接、及时、准确地贯彻到基层,而公众和基层的各种意见和建议也难以及时准确地反馈到最高决策层。

  第四,公共关系秘书协理型。可用下图表示:

  

  这种类型与上述类型相比最大的不同点在于:它有公共关系专职工作人员,但其工作岗位并不设在职能部门中,而是设在与组织最高领导人最为接近的地方。并且,它虽然不是完备意义上的公共关系机构,但同样承担着公共关系的特有职能,推动着组织公共关系工作的开展。有必要指出的是,公共关系秘书不是包办代替各部门的具体的与公众联系和沟通事务,而是通过上下沟通,把各部门有关公共关系范围的工作规划和组织指挥协调起来,使其围绕着组织的总目标,并使公共关系有序化,减少无效率或低效率的活动。这种类型主要适合于一些规模较小的组织,或暂时还不具备建立规范的公共关系工作机构的组织。

组织内部公共关系工作机构的结构

  一般说来,公共关系工作机构的内部结构层次大体上可分为两个部分,即公共关系工作机构的负责人(公共关系部经理)和公共关系工作机构的专项职员(公共关系专职人员)。 英国公共关系专家杰夫金在他著的《公共关系学》一书中,绘制了这样一个公共关系工作机构的结构框架:

  

  杰夫金所绘制的公共关系工作机构的结构框架主要适用于公共关系工作比较多、规模比较大的生产经营性组织,是一种比较有代表性的结构形式。

  从国内外公共关系实践看,组织内部公共关系工作机构的结构组成,可根据不同要求进行划分。

  • 按公共关系工作对象可划分为:
    • 第一,对内关系部分。主要负责员工关系、部门关系、干群关系、股东关系等。
    • 第二,对外关系部分。主要负责消费者关系、媒介关系、政府关系、社区关系等。
    • 第三,专业技术部分。包括文字写作、新闻发布、编辑印刷、摄影美工、专题活动与接待等具体工作。
  • 按公共关系过程可划分为:
    • 第一,调查组;
    • 第二,规划组;
    • 第三,传播组;
    • 第四,检验组等。
  • 按公共关系技术可划分为:
    • 第一,宣传资料组;
    • 第二,新闻公报组;
    • 第三,公众接待组;
    • 第四,产品展览组;
    • 第五,民意测验组等。

  除此之外,亦可以按实际需要划分,如外商接待组北美关系组、港台工作组、信息资料组等。按公共关系工作领域还可划分为:国内公共关系事务组和国际公共关系事务组等,并可根据工作发展状况决定是否再按较小区域继续细分。

  总之,不论按何种结构方式组建的公共关系工作机构,都必须根据内部分工,各司其职,以确保组织公共关系活动的顺利开展和有效实施,促进组织总体目标的实现。

组织内部公共关系工作机构优势

  组织内部公共关系工作机构的有利方面是:

  第一,了解本组织情况并熟悉本专业、本行业知识。

  组织内部公共关系工作机构本身就是组织中的一个部门,它的工作人员不仅了解本组织的过去和现在,也了解组织中的一些不易为旁观者所察觉和了解的内情。他们在寻找问题的症结时往往快速而准确,特别是面对组织内一些专业性、技术性较强的问题时,往往能够很快指出来并提出相应的解决措施,从而在制定公共关系目标时,针对性较强,拟定的计划也比较切实可行。

  第二,能促成内部交流渠道的顺利建立和可靠信息的迅速收集。

  设立组织内部公共关系工作机构,使得建立和维持有效的内部及外部的信息交流沟通系统得到了组织上的保证。组织内部公共关系工作机构可以发挥其掌握公众信息的优势,随时将内外公众的意见及时反馈到组织决策层,并通过其工作人员的科学分析和预测来减少决策者的失误,在决策后通过决策宣传、解释工作来对决策者的决策失误及时地提出警告和修正意见。

  第三,有利于公共关系工作的连续性和系统性。

  有了常设性的组织内部公共关系工作机构,就使得组织公共关系范围内的工作有了相应的负责部门,就能够更好地完成公共关系日常工作和持久性的公共关系活动,保持公共关系的连续性和稳定性。另外,当组织遇到临时性问题或突发性事件时,可以做出迅速反应并及时处理,立即为决策者提供相应对策。

  第四,有利于贯彻经济上的节俭原则。

  组织内部公共关系工作机构在制定和实施公共关系计划时,往往不仅考虑到公共关系工作的效果,同时还会注意量入为出,为组织尽量节省经费。

组织内部公共关系工作机构缺陷

  组织内部公共关系工作机构的不利方面有:

  第一,容易对组织形象做出不准确的判断。

  由于组织内部公共关系工作机构与本组织关系十分密切且受制于本组织,所以在分析问题、考虑对策时存在一定的局限性,并会在对组织的形象评价中产生偏见,甚至出现迎合、违心的现象,这会为客观分析组织现状、采取科学对策带来障碍。

  第二,活动能力会受到一定限制。

  组织内部公共关系工作机构一般人手较少,其社会活动范围和社会联系也有限,对完成一些大型公共关系活动或技术水平要求较高的专题活动感到力不从心。

  第三,职权范围较为狭小。

  由于组织内部公共关系工作机构隶属于组织领导,不仅其机构的人、财、物的调配和公共关系计划的拟定与实施会受制于本组织,而且,组织领导人容易出于各种原因限制其职权,规定其活动范围。

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  • 更新时间: 2013-06-09 21:55:17

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